Resolución 31183 del 29 de mayo de 2018. “Por la cual se adopta el trámite “Registro de agentes y actores en el Sistema de Información de Combustibles SICOM – GNCV y reportes de información””. Del Ministerio de Minas y Energía.

El SICOM es un requisito para que los agentes de la cadena de distribución de combustibles en el país puedan operar. De esta forma, la Resolución establece que, para adoptar el trámite del registro, este contendrá un registro del agente o actor que interviene en la cadena de gas natural comprimido vehicular GNCV en el sistema de información, con los pertinentes datos para así poder otorgar la habilitación. El sistema de información genera una serie de beneficios tales como: facilitar las labores de supervisión y control que debe ejercer la SIC, contar con información en tiempo real, permitir el control de los vehículos impulsados con GNCV, contribuir en el control que deben ejercer las autoridades competentes, entre otros. Son beneficiarios los agentes o actores, la SIC, el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, el Ministerio de Transporte y el Ministerio de Minas y Energía.

La Resolución describe detalladamente cómo se inicia el trámite del registro, con diez sencillos pasos. Este se hace únicamente una vez y no tiene ningún tipo de costo, pero para poder hacerlo se requiere que el actor o el agente se capacite en el manejo de la plataforma SICOM – GNCV. En el momento en que el agente o actor se encuentre inscrito, este se habilita, mediante correo electrónico, para poder operar en el mercado del GNCV.

Respecto de la verificación de la información entregada por el agente o actor, la resolución contiene una tabla donde se evidencia de qué forma se debe hacer teniendo en cuenta qué tipo de agente o actor es, cuál es la información que este debe reportar o el documento que debe adjuntar, quién es el responsable de verificar la información, y finalmente con cuanta periodicidad se debe hacer. Por ejemplo, si se trata de importadores, fabricantes y comercializadores de equipos de conversión y de vehículos impulsados con GNCV, la información que se debe reportar es el número del NIT del fabricante o comercializador, el responsable es el operador del SICOM- GNCV, y la periodicidad es para el cargue inicial. Para verificar esta información, la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas, a través de SICOM-GNCV tiene cinco días hábiles para pronunciarse sobre cada solicitud. Además de lo anterior, después de la habilitación los agentes o actores deberán registrar en el sistema las relaciones contractuales o comerciales entre los diferentes agentes o actores de la cadena, dependiendo de la modalidad de contrato que convengan.

Para el correcto funcionamiento del sistema, también se requiere que los agentes y rectores aporten cierto tipo de información mediante un reporte, según el tipo de agente que sea, la competencia que tenga según la actividad que realice, y finalmente la periodicidad con la que se debe dar tal reporte. Por ejemplo, sobre los laboratorios de prueba, la competencia es la prueba de cilindro o de batería de cilindros de GNCV, se debe aportar la información de la fecha de realización de la prueba hidrostática, y el resultado de esta; y la periodicidad es cada vez que se realice la prueba hidrostática de cilindro.

Por otro lado, la Resolución dispone que, para poder realizar la pertinente identificación vehicular, se requiere la utilización de un dispositivo electrónico. Cada dispositivo o chip debe contener un número único, el cual es asignado y grabado directamente por el fabricante del equipo. Adicional a la información que tiene el chip, el SICOM- GNCV debe contener un mínimo de información como: placa del vehículo, marca y línea del vehículo, tipo de servicio, marca del cilindro, país de origen del cilindro; entre otras cosas. Finalmente, se determina que, para orientar el trámite del registro, revisar la documentación cargada al sistema y atender cualquier consulta sobre el tema, el SICOM- GNCV dispondrá de medios tales como call center, línea nacional gratuita, correo electrónico y chat dispuesto por el operador.